Stuttgart 21 - Buchungssystem ITS

Entwicklung einer komplexen Buchungsdatenbank für die Öffentlichkeitsarbeit.

Hinter der Marke ITS steht der Verein Bahnprojekt–Ulm e.V. Der Verein wurde im Jahr 2009 von den Projektpartnern des Bahnprojekts Stuttgart–Ulm gegründet. In seiner Satzung hat sich der Verein zum Ziel gesetzt, die Einwohner des Landes Baden-Württemberg, der Region Stuttgart und der Landeshauptstadt Stuttgart aktiv und umfassend über das Bahnprojekt Stuttgart–Ulm zu informieren.

Zur Information der Bürgerinnen und Bürger über das Bahnprojekt und den aktuellen Baufortschritt werden seit Beginn der Bauarbeiten Führungen auf und über die Baustellen und durch die Tunnelvortriebe durchgeführt. Dabei handelte es sich zunächst nur um einige wenige Führungen pro Jahr, zu welcher die organisatorische Abwicklung händisch über Exceltabellen erfolgte.

Die Herausforderung

Mit den Jahren und mit zunehmender Bautätigkeit stieg die Anzahl der Führungen signifikant, was eine Software zur Abwicklung der Prozesse erforderlich machte. Hierzu entwickelte Schommer Media ein onlinebasiertes Buchungs- und Verwaltungssystem, welches über die Jahre weiterentwickelt und mit vielen Features und Funktionen erweitert wurde. Heute werden mit unserer Software fast 3.000 Führungen auf über 15 Baustellen des Bahnprojekts pro Jahr organisiert und verwaltet. Zudem werden darüber rund 250 Konferenzraumbuchungen abgewickelt.

Das Buchungssystem, welches von Schommer Media entwickelt wurde, unterstützt die gesamte Abwicklung von der Kundenbuchung, über die Tourguide-Zuteilung bis zur Rechnungsstellung. Es bietet ein Workflowmanagement, mit welchem von der Anfrage bis zur Durchführung alle beteiligten Stellen und Personen über das System miteinander interagieren. Diverse Benutzergruppen mit verschiedenen Rollen, Rechten und Ansichten stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.

Dies umfasst unter anderem die Anfrage und Zuordnung der Tourguides, welche die jeweiligen Führungen durchführen. Hierzu wurde ein Kollisionsmanagement entwickelt, sodass nur Guides angefragt werden, bei denen es im jeweiligen Zeitfenster zzgl. Pufferzeit keine Überschneidung mit anderweitigen Führungen gibt. Auch Urlaube und Abwesenheiten werden berücksichtigt.

Auch die Abrechnung der Tourguides wird über unsere Lösung abgewickelt. Hierbei wurden ebenfalls die Vorgaben für die Nachweispflicht bei geringfügig Beschäftigten in die Software eingearbeitet. So werden die erforderlichen Stundennachweise automatisch geführt.

Auch die Abrechnung und Rechnungsgenerierung der Führungen selber sind, neben anderen nützlichen Funktionen, Teil der Buchungsplattform. Beispielsweise werden auch Stornierungen unterstützt. Bei einer Solchen erkennt das System automatisch, vor oder nach einer Ablauffrist erfolgt ist, und sendet dann die entsprechende Mail an den Kunden. Abhängig davon werden Zahlvorgänge und Vergütung für den Tourguide gesteuert.

Neben der Verwaltung von Kunden, Benutzern, Tourguides, Rechnungen und Urlaubstagen verfügt unsere Software über die Möglichkeit zur Generierung von aussagekräftigen Statistiken und Auswertungen über die durchgeführten Führungen und Teilnehmerzahlen.

Über die Organisation der Baustellenführungen hinaus werden über unser Buchungssystem rund 250 Konferenzraumbuchungen gesteuert. Hierbei können auch Equipment und Mobiliar gebucht werden.